Så slipper ni problem med era fraktetiketter

Frakthandlingarna är ofta en förbisedd del av fraktflödet.

Kunden har betalat, varan är väl förpackad, frakten är bokad och allt känns redo att skickas. Men mycket kan ändå gå snett om man inte i förväg kontrollerat skrivarinställningarna och gjort testutskrifter innan man börjar skicka frakter i skarpt läge.

Frakthandlingar fungerar bara om de är tydliga, korrekt skalade och möjliga att scanna i transportörernas system. De behöver vara tillräckligt scanningsbara, och det är därför viktigt att både kontrollera skrivarinställningar och göra testutskrift innan ni kommer igång.

TA-system levererar frakthandlingar färdiga för utskrift, men ansvaret för den fysiska utskriften ligger hos dig som avsändare.

Etiketter för maskiner

En fraktetikett är en maskinläsbar instruktion till transportkedjan. Den innehåller adressinformation, sändningsnummer, sorteringsinformation och streckkoder som ska läsas av ombud, terminaler, chaufförer, sorteringsmaskiner och ibland tullsystem.

Om etiketten blir fel kan paketet ändå se “märkt” ut för ögat, men vara svårt eller omöjligt att hantera automatiskt. Vanliga problem är att utskriften skalas ned, att streckkoderna blir suddiga, att etiketten hamnar utanför etikettarket, att fel pappersformat används, att webbläsaren skriver ut med marginaler, eller att skrivaren använder en drivrutin som inte motsvarar etikettens format.

Det här är också anledningen till att många transportörer och TA-system är mycket noga med format, skrivardrivrutiner och etikettstorlekar.

Det vanligaste felet: utskriften ser nästan rätt ut

De farligaste utskriftsproblemen är inte alltid de uppenbara. En etikett som är helt tom, avklippt eller utskriven på fel skrivare upptäcker man direkt. Värre är etiketten som ser ganska bra ut, men där streckkoden är lite för liten, lite för komprimerad eller lite för blek.

Fraktbolagen är till exempel tydliga med att PDF-etiketter inte ska skalas eller ändra storlek, och att skrivardrivrutinens skalning ska vara avslagen. Viktigast är när det kommer till lågupplösta skrivare och framför allt etikettskrivare, där varje procents skalning kan få stor effekt.

Fraktjakt stödjer flera utskriftsformat – välj rätt från början

Fraktjakt stödjer flera vanliga utskriftsformat: vanligt A4-papper, STE-etiketter 104 × 268 mm på A4, samt etiketter för dedikerad etikettskrivare i bland annat 105 × 251 mm och 105 × 220 mm.

Det betyder att man bör bestämma sitt utskriftsflöde innan man börjar skicka i volym.

Alla alternativ kan fungera. Problemet uppstår när man blandar format: en PDF avsedd för A4 skrivs ut på etikett med “anpassa till sida”, eller en termoskrivare inställd på ett annat etikettmått än det faktiska etikettmaterialet.

Därför ska du alltid göra en testutskrift

En testutskrift är det billigaste sättet att upptäcka fel innan de blir riktiga fraktproblem. Gör den innan du köper frakter i skarpt läge, och gör den igen när du byter skrivare, webbläsare, PDF-program, etikettmaterial, dator, operativsystem, drivrutin eller TA-system.

Testa särskilt detta:

1. Skriv ut i verklig storlek
   Undvik “anpassa till sida”, “fit to printable area” eller annan automatisk skalning om etiketten kräver 100 %. FedEx anger uttryckligen att PDF-etiketter inte ska skalas om och att skrivardrivrutinens skalning ska vara avstängd.
2. Kontrollera att hela etiketten får plats
   Ingen streckkod, adressrad, QR-kod, sorteringsruta eller returinstruktion får hamna utanför etiketten eller döljas av marginaler.
3. Kontrollera storleken i skrivardrivrutinen
   Öppna upp era Skrivarinställningar och kontrollera så att ni angivit rätt etikettmått, som både motsvarar ert pappersformat och de inställningar ni angivit i Fraktjakt.
4. Kontrollera kontrasten
   Streckkoder ska vara skarpa, mörka och rena. Utskriften ska inte vara grå, randig eller utsmetad.
5. Provskanna streckkoden
   Fraktjakt rekommenderar att man, om möjligt, gör en egen testskanning av streckkoderna och kontrollerar både att de går att scanna och att resultatet stämmer med siffrorna under streckkoden. Saknar ni egen streckkodsläsare finns det flera gratis-appar för mobiltelefoner som ni kan test-scanna med.
6. Testa hela arbetsflödet
   Skriv inte bara ut en etikett. Testa hur filen öppnas, vilken skrivare som väljs, vilket fack eller etikettformat som används, hur etiketten fästs på paketet och hur den ser ut när paketet är färdigpackat.

Läs mer om Rätt skrivarinställningar på Fraktjakt.

Vilken skrivare skall man välja?

För mindre volymer fungerar ofta A4-utskrifter bra. Man skriver ut på vanlig skrivare, på dedikerat STE-etikettpapper för A4 eller limmar och tejpar själv fast utskrifterna på paketen. Det är enkelt att komma igång med, men kräver att pappret hanteras rätt och att etiketten inte viks över streckkoderna.

För större volymer är en dedikerad etikettskrivare ofta effektivare. Vi rekommenderar en dedikerad etikettskrivare. Inte bara för att det blir smidigare och snabbare, utan även för att det faktiskt blir mer lönsamt. Etikettskrivare använder termopapper, vilket ni snabbt sparar mycket pengar på genom att slippa köpa bläck eller toner, samtidigt som etikettpappren är billigare och mer optimerade än de större STE-etiketterna för A4-format.

Köp er första etikettskrivare direkt från Fraktjakts butik.

Men det viktigaste är ändå att det blir rätt. Rätt etikettformat, rätt skrivare, rätt drivrutin, rätt utskriftsläge och rätt rutin på packbordet.

Så bör en bra testrutin se ut

Innan ni börjar köpa frakter i skarpt läge bör ni ha en enkel rutin som alla som packar kan följa.

Börja med att välja vilket utskriftsformat ni ska använda i Fraktjakt eller ert TA-system. Ställ därefter in samma format i skrivaren och i operativsystemet. Skriv ut en testetikett i 100 % storlek utan automatisk skalning. Kontrollera att etiketten inte kapas, att texten är skarp och att alla streckkoder är tydliga. Skanna streckkoderna om ni har möjlighet. Fäst etiketten på ett verkligt paket och kontrollera att den sitter plant, synligt och utan veck över streckkoderna.

När allt fungerar: dokumentera inställningarna. Skriv ned skrivarmodell, etikettstorlek, drivrutin, pappersformat, PDF-program eller webbläsare och vilka val som ska göras i utskriftsdialogen. Då slipper ni felsöka från början nästa gång någon byter dator, skrivare eller webbläsare.

Placera etiketten rätt

Även en perfekt utskrift kan bli dålig om etiketten fästs fel. Streckkoder ska inte hamna över hörn, tejpskarvar, veck eller böjda ytor. En etikett på en rundad eller ojämn yta kan vara svårare att skanna även om utskriften i sig är korrekt.

Använd en plan yta på paketets största sida. Tejpa inte över streckkoden om tejpen kan ge reflexer eller skapa ojämnheter. Om du använder plastficka för A4-utskrifter, se till att streckkoden ligger slätt och synligt. Om du använder termoetiketter, kontrollera att materialet inte är gammalt, värmeskadat eller fel för skrivaren.

Läs mer på Fraktjakts sida om frakthandlingar.

Slutsats: skrivartestet är en del av fraktköpet

Att köpa frakt i skarpt läge utan att först testa utskriften bjuder in till en onödig felkälla.

En korrekt utskriven fraktetikett minskar risken för förseningar, felsorteringar, manuella hanteringar, returer och i värsta fall straffavgifter och missnöjda kunder. Den gör också arbetsdagen enklare för packpersonal, ombud, chaufförer och terminaler.

Så innan ni börjar köpa frakter på riktigt: ställ in skrivaren, skriv ut testetiketter, granska dem noggrant och provskanna streckkoderna. Det tar några minuter. Det kan spara timmar av felsökning, kundservice och onödiga fraktproblem senare.

Läs mer om Rätt skrivarinställningar på Fraktjakt.