Fraktbloggen

Känner ni igen er i att leta efter rätt fraktdokument som hör till rätt paket? Med automatiska utskrifter kan ni ta bort flera återkommande moment och göra det enklare att hålla ihop paket och frakthandlingar.

När ordervolymen ökar märks det snabbt vilka delar av frakthanteringen som kräver många klick. Leta upp rätt fraktdokument som hör till ordern. Klicka upp. Välj skrivare. Skriv ut. Hämta papperen.

Varje moment är litet. Tillsammans kan de göra packningen onödigt ryckig, särskilt när flera personer arbetar samtidigt. Och inte minst riskerar det bli fel när fraktdokumenten inte automatiskt matchas mot ordern som precis plockats.

Börja där arbetet stannar upp

Följ en beställning hela vägen från plockning till färdigt paket. Var behöver personalen lämna packbordet? Vilka inställningar görs om? När uppstår osäkerhet om vilken etikett som hör till vilken order?

Vanliga problem:

• Manuella utskrifter. Tvingar personalen att leta upp och matcha rätt frakt till varje order samtidigt som det leder till många onödiga klick som hade kunnat automatiseras.
• Upprepade skrivarval. Personalen väljer skrivare och pappersformat för varje dokument.
• Gemensamma dokumenthögar. Etiketter och följesedlar från flera beställningar blandas vid skrivaren.
• Oklara utskrifter. Någon är osäker på om dokumentet har skrivits ut och skickar det igen.

Anteckna problemen innan ni ändrar rutinen. Då blir det lättare att se vad som faktiskt har förbättrats.

Låt fraktetiketter och A4-dokument hitta rätt direkt

Fraktjakts Print Assistant kan skriva ut frakthandlingar automatiskt när de skapas. Ni ställer in vilka skrivare som ska användas för olika dokumentformat, exempelvis etiketter till etikettskrivaren och följesedlar eller tulldokument till A4-skrivaren.

Det passar ett packbord där personalen annars behöver växla mellan olika utskriftsinställningar under samma order. När dokumenten får bestämda destinationer blir arbetsgången mer förutsägbar.

Läs om automatiska utskrifter med Fraktjakts Print Assistant.

Skriv ut i rätt skede av packningen

Alla företag vill inte ha samtliga dokument utskrivna direkt. Om ni först plockar flera beställningar och sedan packar dem en i taget kan det vara bättre att vänta med fraktdokumenten.

Print Assistant stöder ett flöde där endast plocklistorna skrivs ut automatiskt. När packningen är klar skannar ni streckkoden på plocklistan för att få tillhörande fraktdokument utskrivna.

På så sätt kan dokumenten komma fram när personalen arbetar med just den försändelsen. Det minskar behovet av att sortera utskrifter i förväg.

Behåll samtidigt en enkel slutkontroll: stäm av mottagare och orderreferens innan etiketten fästs. Gör också en tydlig rutin för hur felaktiga eller ersatta utskrifter ska tas bort från arbetsytan.

Ge varje packstation en tydlig rutin

När två personer delar en skrivare kan onödiga frågor uppstå: Är det här mitt dokument? Har någon hämtat min etikett? Ska den här följesedeln ligga i paketet som står bredvid?

Print Assistant kan installeras per dator eller packstation, med egna skrivare och inställningar.

Se över den fysiska arbetsplatsen samtidigt. Placera dokumenten nära den som behöver dem, skapa en bestämd plats för pågående försändelser och skilj färdigpackade paket från sådana som fortfarande väntar på kontroll.

Tydliga arbetsytor och genomtänkta utskriftsinställningar behöver fungera tillsammans.

Inga missade eller dubbelutskrivna etiketter

En utebliven utskrift kan vara förödande samtidigt som problemet kan göras ännu svårare om man trycker på skriv ut flera gånger.

I Print Assistant kan ni direkt se vilka utskrifter som är klara, ligger i kö eller har misslyckats.

Använd statusen som utgångspunkt när något stannar. Kontrollera därefter skrivaren och hantera den berörda utskriften. Om ni behöver skriva ut på nytt, se till att en eventuell tidigare kopia inte följer med en annan försändelse.

Testa med några vanliga beställningar

Börja vid en packstation och prova de dokument ni använder i vardagen. Ta gärna med en beställning som behöver både etikett och A4-handlingar.

Kontrollera att:

• Dokumenten hamnar på avsedd skrivare.
• Text och streckkoder skrivs ut tydligt och utan beskärning.
• Utskrifterna kommer i ett skede som passar packningen.
• Personalen vet hur en misslyckad utskrift ska hanteras.

Mät gärna tiden för utskriftsmomenten före och efter förändringen. Om ni exempelvis sparar 30 sekunder på var och en av 80 försändelser frigörs 40 minuter under en arbetsdag. Det är ett räkneexempel; er faktiska tidsbesparing beror på hur ni arbetar i dag.

Kom igång med Print Assistant

Print Assistant ingår i Fraktjakt Pro. För installation krävs enligt de aktuella systemkraven en dator med Windows 10 eller 11.

Börja med det moment som stör arbetsdagen mest, oavsett om det är skrivarvalen, dokumenthögarna eller utskrifterna mellan plockning och packning.

Vill ni få bättre flyt från packning till färdigt paket? Se hur Fraktjakts Print Assistant fungerar och kom igång med automatiska fraktutskrifter.