Fraktbloggen

Om ni tvingas komplettera varuuppgifter, välja frakt, kontrollera fraktpriset och kontrollera kundens leveransuppgifter kan det vara dags att granska vad ert TA-system faktiskt hjälper er med

Ett TA-system, alltså ett system för transportadministration, ska underlätta företagets frakthantering. Men att en order har överförts och en etikett kan skrivas ut betyder inte att hela arbetet är automatiserat.

Oavsett om ni använder en enkel lösning eller betalar för ett mer omfattande system är en fråga värd att ställa: Vilka beslut och rättningar behöver personalen fortfarande göra för varje försändelse?

Här är fem situationer att undersöka – och hur Fraktjakt kan hjälpa er vidare.

1. Ni vet inte vad frakten kostar förrän fakturan dimper ned

Om bokningsflödet saknar ett tydligt prisuppslag blir det svårt att jämföra alternativen. I synnerhet alla obehagliga påslag och tilläggsavgifter som tillkommer säsongsvis och för enstaka adresser. Det är därför svårt att veta om fraktavgiften ni tar av kunden täcker företagets kostnad.

Fraktjakts inbyggda prisberäkning visar fraktkostnaden före köp, inklusive obligatoriska tillägg utifrån bokningsuppgifterna som DMT, drivmedelstillägg/bränsleavgifter, hamnavgifter, storstadstillägg, ortstillägg, aviseringsavgifter, kapacitetstillägg, trafikstörningsavgifter, valutatillägg, skrymme/stort pakettillägg, säsongstillägg, tillägg för varulinjer och så vidare. Det ger er ett bättre underlag för att välja tjänst innan ni bestämmer er och framför allt blir det enklare att skapa mer tillförlitliga regler för automatiskt val av frakttjänst.

Korrekt inmatning är fortfarande viktig. Felaktig vikt eller storlek, bristfälligt emballage eller en missad upphämtning kan ändå medföra kostnader i efterhand.

2. Ni skickar och betalar för luft

Antalet varor säger inte automatiskt hur stort det färdigpackade paketet blir. Om systemet bara använder en förvald standardkartong kan ni behöva ändra mått manuellt om ni inte vill betala för luft.

Varken ni, era kunder eller miljön blir glada över att skicka större emballage än ni behöver.

Ett smart modernt TA-system hjälper er att automatiskt optimera era emballageval med paketeringsalgoritmer som tränats på de emballagemått ni har i era lager.

Med Fraktjakts paketeringsoptimering kan systemet beräkna hur varor fördelas mellan tillgängliga emballage. Flera av metoderna söker efter en packning med så få och små paket som möjligt, utifrån era aktiva paketmallar.

För metoder som bygger på varornas dimensioner behövs fullständiga mått. Paketmallarna kan även ta hänsyn till exempelvis emballagevikt, tjocklek, maxvikt och extra stötdämpande material.

3. Samma varuuppgifter måste kompletteras om och om igen

Varje enstaka beställning som kräver rättningar byggs snabbt upp i dyra timmar.

Om informationen bara fylls i på den enskilda frakten försvinner inte orsaken till problemet.

Lista vilka uppgifter ni oftast kompletterar. Kontrollera artikelnumren och rätta uppgifterna i ert produktregister där det är möjligt. Bestäm också vem som ansvarar för att informationen hålls aktuell.

Om ert e-handelssystem är begränsat kan ändå Fraktjakts intelligenta innehållsmallar komplettera inkommande fraktkopplingar med sparade uppgifter, exempelvis mått, vikt, värde och varubeskrivningar. Matchningen sker i första hand mot artikelnummer eller namn.

Det är särskilt användbart när en koppling inte skickar med all information som behövs för frakten.

4. Leveransanvisningarna som försvinner

En återkommande kund vill ha leverans till lastkajen på baksidan. En annan adress behöver en portkod. Informationen finns i ett mejl, men följer inte med nästa bokning.

När sådant bygger på att rätt person arbetar den dagen blir frakthanteringen sårbar.

Samla återkommande instruktioner på respektive adress. Skriv kort och konkret och uppdatera uppgifterna när kunden meddelar en förändring.

Fraktjakts smarta adresser kan lagra bland annat portkoder, kontaktuppgifter och upphämtnings- och leveransanvisningar. När en adress från en fraktkoppling matchar adressregistret kan sparad information komplettera bokningen automatiskt.

Kontrollera också att önskemålet fungerar med den valda frakttjänsten. En sparad instruktion innebär inte att transportören har lovat en särskild leveranstid eller extra tjänst.

5. Ni väljer samma frakttjänst av gammal vana

En standardtjänst är enkel att arbeta med. Men när mottagare, paketstorlekar och leveransbehov varierar är det värt att kontrollera om den fortfarande verkligen är det bästa valet.

Bestäm vad som ska styra era val. Är det pris, leveranstid, hemleverans eller närhet till ombud? Säkerställ att valet motsvarar det ni lovat kunden.

Fraktjakts automatiska fraktval kan utgå från exempelvis billigaste eller snabbaste tjänst och avstånd till ombud. Ni kan också prioritera en favorittjänst men sätta en gräns för hur mycket dyrare den får vara än det billigaste alternativet.

Då blir era kriterier en del av arbetsflödet. Testa inställningarna på både vanliga order och undantag innan ni låter dem styra en större del av frakterna.

Jämför TA-system efter arbetet som blir kvar

En låg månadsavgift är lätt att jämföra. Tiden som går åt till rättningar, kontrollfrågor och upprepade beslut syns sämre.

Följ därför tio vanliga order genom ert nuvarande system. Anteckna varje manuellt ingrepp och orsaken till det. Använd sedan samma order när ni utvärderar en annan lösning.

Fråga särskilt:

• Kan vi se hela fraktpriset med alla tilläggsavgifter innan vi väljer frakttjänst?
• Kan systemet använda våra varuuppgifter och emballage för att förbereda frakten?
• Följer återkommande leveransanvisningar med?
• Kan våra kriterier styra valet av frakttjänst?
• Vilka funktioner ingår, och vilka kräver tillägg eller abonnemang?

Fraktjakt har ett Basic-konto utan start- eller abonnemangsavgift, där ni endast betalar för fraktköpen. Se aktuell funktions- och prisjämförelse och jämför gärna med andra TA-system.

Vill ni minska arbetet mellan order och färdig frakt? Läs mer om Fraktjakt och hur vi hjälper företag med sin frakthantering. Börja med det moment ni rättar oftast – där har mest tid att bespara.